朝云每年临近春节,要放假的时候,都会举办一次年会,总结上一年的成绩,发布下一年度的注意事项与工作目标,一般都由行政部来组织。
现在离过年只剩下半个月了,除了 Jesse 之外,整个行政部每天忙到飞起。
要命的是,赵小宁不仅白天跑来跑去算来算去,晚上回家还要不停整理物品。
已是周五的下午,赵小宁的办公桌上却堆满了五颜六色的文件夹。
她伸手拨开额前散落的碎发,眼睛紧盯着电脑屏幕上不断跳动的数字,手指在计算器上敲出一串清脆的声响。
“小宁,年会预算表核对好了吗?财务部四点前要。”行政部主管李姐从隔间探出头来,声音里带着不容置疑的紧迫感。
“马上好,还差餐饮部分的数据。”赵小宁头也不抬地应道,右手继续在键盘上飞舞,左手已经翻开了旁边标着“餐饮报价”的蓝色文件夹。她的办公桌虽然堆满文件,却按照紧急程度和项目类别排列得整整齐齐这是她在行政部工作小半年练就的本事。
行政部的工作完全不像她之前想的那般清闲。尤其是年末与年初交接的时候,从员工福利发放到年会筹备,从各部门预算结算到来年办公用品采购,每一件事都需要行政人员事无巨细地跟进。而作为部门里的新晋职员,赵小宁往往承担着最繁琐的工作。
“叮”的一声,电脑右下角又跳出一个新邮件提醒。赵小宁瞥了一眼,是酒店销售经理发来的场地确认函。她立刻点开,同时拿起桌上的粉色便利贴,写下“场地定金支付”几个字,贴在了显示器边缘那里已经贴了七八张类似的提醒便签。
“李姐,这份供应商名单需要你签字确认。”赵小宁起身,将一份资料送到李姐的桌上。
李姐接过文件,快速浏览着上面的内容,同时问道,“舞台搭建公司的资质都核查过了吗?特别是他们的安全许可证。”
“都查过了,我还打电话去安监局确认过。”赵小宁答道。
“做得很好。”李姐露出赞许的微笑,在文件上签下自己的名字。
刚回到工位上坐下,手机又震动起来。赵小宁看了一眼,是母亲发来的微信,“小宁,这周末你表姐结婚,别忘了。”
赵小宁叹了口气,快速回复:“妈,公司年会筹备走不开,帮我包个红包,等我过年回去再跟表姐聚吧。”
放下手机,赵小宁拿起桌上的保温杯喝了一口已经凉透的花茶。她的电脑屏幕上同时开着五个 Excel 表格年会预算、场地布置方案、节目流程、餐饮菜单和抽奖奖品清单。每个表格都用不同颜色标注了优先级和完成状态。
“小宁,总经理刚才问年会嘉宾名单确认了没有。”同事王磊从后面走来,压低声音说,“听说今年有大客户要来,上头很重视。”
赵小宁点点头,立刻调出另一个文件夹:“名单已经整理好了,就差两位高管的确认。我马上去催一下。”她看了看显示屏右下角的时间,已经快四点了。
正当她准备起身去财务部,顺便去找高管助理时,电话铃声突兀地响起。
赵小宁看了一眼来电显示,是古德假日酒店的销售经理,她立刻接起电话,脸上挂起职业性的微笑,“您好,我是朝云铝业的赵小宁。”
电话那头传来急促的声音,“赵小姐,非常抱歉通知您,我们酒店三楼宴会厅因为装修事故,水管爆裂,下周五的年会场地恐怕无法使用了……”
赵小宁的笑容凝固在脸上。距离公司年会只剩三天,所有准备工作都已就绪,请柬发出去了,节目排练好了,现在告诉她场地不能用?
“不是……前半个小时还在给我发邮件吗?那个场地确认函?”赵小宁不相信的确认着。
“万分抱歉,那是半个小时之前,现在情况不一样了。”
“您是说……完全无法使用?”她的声音依然保持着专业性的平稳,但握着电话的手指已经微微发白。
“是的,非常抱歉。我们已经联系了保险公司,会全额退还定金并赔偿违约金……”
赵小宁深吸一口气,大脑飞速运转着替代方案。挂断电话后,她立刻打开电脑搜索市内其他五星级酒店的档期,再去看隔壁的李姐时,她不知何时已经离开了工位,她只好打电话给她。
“李姐,出了点状况……”她简明扼要地汇报了情况,声音却保持着最大的平静,“我正在联系其他酒店,但临近年关,档期都很紧张。”
电话那头沉默了几秒,“小宁,你知道这次年会的重要性。总裁特意邀请了好几家甲方公司的代表,如果搞砸了……”
“我明白,我会处理好。”赵小宁斩钉截铁地说,尽管她的胃已经因为压力而绞痛起来。
接下来的两小时里,赵小宁打了二十多个电话,联系了市内所有高档酒店,得到的回复都是“档期已满”。她的额头渗出细密的汗珠,但手上的动作依然有条不紊。每当一个方案被否决,她就立刻转向下一个可能。
下午三点,赵小宁决定亲自出门跑一趟。她抓起外套和公文包,便匆匆离开了办公室。
寒风刺骨的二月,赵小宁奔波于各大酒店之间。还好穿的是平底鞋,不至于磨出水泡。当走进第六家酒店时,前台告诉她销售总监正在开会,需要等待。
赵小宁坐在大堂沙发上,终于允许自己露出一丝疲惫。她揉了揉太阳穴,从包里拿出保温杯喝了一口水。就在这时,一个熟悉的声音从身后传来。
“赵小宁?真的是你?”
她转过头,看见一个穿着黑色西装的男人站在不远处,脸上带着惊喜的笑容。
那张棱角分明的脸瞬间唤醒了她的记忆那是她刚毕业出来工作时,在售楼部的同事。
“林嘉阳?”好几年不见了,难得他还记得她,赵小宁惊讶地站起身,差点打翻手中的杯子。
林嘉阳快步走过来,目光在她疲惫的脸上停留了片刻,“好久不见。你在这里是……?”
“我是来……”赵小宁突然顿住,眼睛瞪大,“等等,你该不会是这家酒店的销售总监吧?”她记得刚才前台提到销售总监就姓林。
林嘉阳笑了,眼角泛起细纹,“刚调任过来两个月。怎么,你找我?”
赵小宁像是抓住了救命稻草,迅速说明了情况。林嘉阳听完,说道,“年底确实很难...不过,我们顶楼的星空厅原本是留给一个跨国公司的,但他们刚刚通知延期了。”
“真的吗?”赵小宁的眼睛亮了起来,但随即又黯淡下去,“可是……我们的预算可能……”
林嘉阳摆摆手,“老同学一场,我给你申请内部优惠价。而且,”他意味深长地笑了笑,“我一直记得以前在售楼部你帮我代班的人情。”
三小时后,当赵小宁带着签好的合同回到公司时,整个行政部都沸腾了。不仅解决了场地危机,还升级到了更高档次的宴会厅,价格却只比原来高了 10%。
“小宁,你太厉害了!”同事们围着她赞叹不已。
Jesse 切了一声,拎包下班了。
李姐拍了拍赵小宁的肩膀,“我就知道你能搞定。这次年会结束后,我会向张总监推荐你晋升。”
赵小宁谦虚地笑了笑,但心里涌起一股成就感。她拿出手机,给林嘉阳发了一条消息,“今天真的太感谢你了。年会结束后,我请你吃饭。”
几乎是立刻,手机就亮了起来,“荣幸之至。不过,我更期待看到你筹备的年会是什么样子。”